Na de evaluatie van de projecten ontvangen alle aanvragers per mail nieuws over het resultaat van de evaluatieprocedure. In die mail vind je ook een document met allerhande nuttige informatie. Deze documenten vind je hieronder ook per actie terug.

De stafmedewerker van wie je deze mail ontvangt is jouw persoonlijke aanspreekpunt bij JINT. Heb je vragen in de loop van je project? Neem dan via mail of telefoon contact op met jouw stafmedewerker.

De persoon die je opgaf als legal representative zal een mailtje ontvangen van de afzender e-sign of signhere. Via deze weg teken je het contract online. Eens het contract getekend is kan je jouw project terugvinden in de online tools en zal het eerste voorschot worden uitbetaald, doe dit dus zo snel mogelijk.

Lees het contract grondig door, er staat belangrijke informatie in over je project. Bij het contract horen ook een aantal bijlages. Hierin staat belangrijke informatie over welke bewijsstukken je samen met het eindverslag moet indienen. De bijlages kan je hieronder downloaden. Sinds 2023 zijn de contracten heel wat uitgebreider geworden. In dit webinar leggen we uit hoe de contracten voor groepsuitwisselingen (KA152) in elkaar zitten.

Zijn er wijzigingen in je project? Dan kan het zijn dat je een contractwijziging moet aanvragen. In het webinar wordt ook uitgelegd hoe en wanneer je een contractwijziging aanvraagt. Neem hiervoor altijd contact op met je stafmedewerker, dat is de persoon van wie je de goedkeuringsmail ontving.

Je beslist samen met alle partners hoe je de subsidies verdeelt en welke kosten ze zullen dekken (enkel van toepassing als er partners zijn in je project). Je verdeelt het budget uiteraard in verhouding tot de taken en verantwoordelijkheden van alle partners en de daarmee gepaard gaande kosten. Communiceer ook goed over het bedrag dat aan reiskosten besteed kan worden.

Je mag kosten voor activiteiten in je projectperiode beginnen maken vanaf het moment dat je je project hebt ingediend. Kosten die je maakt vóór de goedkeuring van het project zijn wel op eigen risico.

Het resterende bedrag van je subsidies krijg je wanneer je je eindverslag correct indient aan het einde van je project. Let op! Zorg dat je tijdens je project de nodige bewijsstukken goed bijhoudt. Je vindt een overzicht van de nodige bewijsstukken bij ‘eindverslag’ in het menu hierboven.

Giet alle concrete afspraken met je partner(s) in een partnerovereenkomst. Daarin geef je duidelijk aan wie welke taken en verantwoordelijkheden heeft en hoe het aangevraagde budget verdeeld zal worden over de verschillende betrokken partijen. Dat vermijdt misverstanden achteraf en is een goede basis voor een duurzame samenwerking. Bekijk hier een voorbeeld voor een groepsuitwisseling. Het voorbeeld kan als basis dienen voor andere Erasmus+ Jeugd-projecten.

Wie moet de Beneficiary Module gebruiken?

Elke indiener van een goedgekeurd project moet de tool gebruiken.
Heb je zelf geen aanvraag ingediend, maar ben je wel partner in een project? Dan moet diegene die de aanvraag indiende alle gegevens invullen. Je vindt het via het algemene platform voor alle European Solidarity Corps- en Erasmus+-projecten, bij ‘My Projects’ onder ‘Projects’ in de lijst links.

Let op!
Voor projecten die goedgekeurd zijn voor 2021 gebruik je de gelijkaardige Mobility Tool+ (MT+).

Waarvoor moet ik de Beneficiary Module gebruiken?

De BM moet je verplicht gebruiken om:

• Je partnerorganisatie(s) te registreren;
• Je activiteiten toe te voegen. Een activiteit is de groepsuitwisseling op zich en eventueel een voorbereidend bezoek. Je hoeft de activiteiten binnen één groepsuitwisseling niet apart in te geven.
• Al je deelnemers (dat zijn ook de begeleiders, trainers en facilitators) te registreren, ook die van je buitenlandse partner(s).
• Je budget tijdens en na je project bij te houden;
• Je eindverslag tijdens je project bij te houden en na je project aan te vullen.
• De contactpersonen van je project te updaten. Zo komen de juiste documenten bij de juiste personen terecht en weten wij wie we contacteren bij vragen.

De partnerorganisaties en deelnemers moeten voor het begin van elke activiteit in de BM geregistreerd zijn.

Hoe werkt de Beneficiary Module?

Toegang: Wordt je project goedgekeurd en heb je het contract ondertekend teruggestuurd, dan krijgt je als projectverantwoordelijke een automatische e-mail met daarin de toegangslink naar de BM. Vanaf dan kan je gegevens in de BM beginnen registreren.

In deze handleidingen vind je de stappen om je partners, activiteiten en deelnemers toe te voegen. Je doet dit best in deze volgorde:

1. partnerorganisaties registreren
2. activiteiten toevoegen
3. deelnemers, begeleiders, trainers en facilitators registreren

Daarnaast zijn er ook nog deze handleidingen die van pas kunnen komen:

• contactpersonen updaten
• tabblad ‘fewer opportunities’
• tabblad ‘budget’: dit wordt normaal gezien automatische berekend op basis van de andere gegevens die je invulde, maar je controleert dit best.

We creëerden ook een beknopte handleiding in het Nederlands.

Kan ik tijdens en na mijn project nog gegevens wijzigen?

Je kan op elk moment tijdens je project gegevens invoegen of wijzigen.

• Je kan deelnemers die je al hebt ingevoerd verwijderen en andere deelnemers in de plaats invullen. Opgelet!
  Aan elke deelnemer is een budget verbonden. Valt er een deelnemer weg, dan wordt het budget dat oorspronkelijk goedgekeurd werd automatisch herrekend.
• De tool laat je ook toe partnerorganisaties te wijzigen. Wijzigingen van partner(s) kunnen alleen na overleg met een JINT-stafmedewerker en nadat je die contractwijziging werd goedgekeurd.

Hoe dien ik mijn eindverslag (final report) in via de Beneficiary Module?

Nadat je alle activiteiten en deelnemers correct invulde, je activiteit(en) plaatsvond(en) en je het budget controleerde, kan je via ‘Reports’ in het menu je inhoudelijk eindverslag genereren. Vul de verschillende vragen stap voor stap in. Elk ingevuld onderdeel krijgt een groen vinkje.

Is alles ingevuld, dan kan je alle nodige bijlagen uploaden:

• Het uiteindelijke activiteitenprogramma;
• De gehandtekende deelnemerslijst;
• De bewijsstukken dat alle deelnemers en begeleiders van punt A naar punt B geweest zijn (bv. een factuur van reiskosten, tickets, boarding passes …);
• Daarna kan je de declaration on honour downloaden, afprinten, ondertekenen, inscannen en terug uploaden.

Pas nadat je al deze stappen goed doorlopen hebt, kan je het volledige eindverslag van je project via de ‘submit’-knop definitief indienen (submitten).