Participatieprojecten:
evenementen en mobiliteiten

Een ‘physical event’ bij een participatieproject is een evenement open voor een breder publiek dan louter de jongeren/organisaties die het project beheren. Deze evenementen moeten een cruciale bijdrage leveren om de doelstellingen van het participatieproject te behalen.

Er zijn twee soorten ‘physical events’:

• physical event with mobilities: voor evenementen waarbij deelnemers een langere periode blijven en je kosten maakt voor verblijf en eten die hoger oplopen dan het vaste bedrag per deelnemer per event. Je krijgt dan per deelnemer ook een bedrag per dag voor maaltijden en accommodatie.
• physical event without mobilities: voor kortere evenement waarbij het vaste bedrag per deelnemer per event volstaat.

Om dit bedrag te ontvangen moet je als bewijs een gehandtekende deelnemerslijst uploaden bij je eindverslag. Voor elke jongere en/of beleids- en beslissingsmaker die aanwezig was op je event en de lijst handtekende krijg je het vaste bedrag per deelnemer.

In het tabblad ‘physical event’ in de Beneficiary Module zal je het totale aantal aanwezigen per event moeten ingeven. Je krijgt per deelnemer een bepaald bedrag. Let op! Leden van de organiserende kerngroep mogen niet worden meegerekend als deelnemers aan het evenement.

Hier gaat het niet om een publiek event dat onder de categorie ‘physical event’ valt, maar om bijvoorbeeld een bijeenkomst van de kerngroep jongeren die het project trekt.

Je krijgt hiervoor een vast bedrag per deelnemer per dag voor de vergoeding van vervoer, maaltijden en accommodatie. Een activiteit van dit type kan meerdere dagen duren.

Als dit type activiteit deel uitmaakt van je project zal je in de Beneficiary Module bij het tabblad ‘mobility activities’ elke deelnemer van deze activiteit moeten ingeven. Je hebt hiervoor persoonlijke gegevens van de deelnemer nodig zoals naam, voornaam en e-mailadres.

Dit is een combinatie van een ‘physical event‘ en een mobiliteit. Dat wil zeggen dat je het vaste bedrag per deelnemer per event krijgt en daarbovenop krijg je per deelnemer ook een dagvergoeding. Deze gebruik je voor de reiskosten, kosten voor maaltijden en eventuele accommodatie. Het is een vast bedrag per deelnemer per dag en wordt dus berekend op basis van de duur van het evenement én het aantal deelnemers.

Dit soort type is vooral interessant bij een internationaal project waarbij jongeren uit het buitenland deelnemen aan het event en daarvoor hun vervoer, catering en overnachting vergoed willen zien.

Als dit type activiteit deel uitmaakt van je project zal je in de Beneficiary Module bij het tabblad ‘mobility activities‘ elke deelnemer van deze activiteit moeten ingeven. Je hebt hiervoor persoonlijke gegevens van de deelnemer nodig zoals naam, voornaam en e-mailadres.

Hier gaat het om een ‘physical event‘ open voor een breed publiek. Je krijgt een vast bedrag per deelnemer per event. Hoe lang het event duurt heeft geen invloed op dit bedrag.

Om dit bedrag te ontvangen moet je als bewijs een gehandtekende deelnemerslijst uploaden bij je eindverslag. Voor elke jongere en/of beleids- en beslissingsmaker die aanwezig was op je event en de lijst handtekende krijg je het vaste bedrag per deelnemer.

Maak je kosten voor vervoer, maaltijden en accommodatie voor je deelnemers? Dan maakt je beter gebruik van de categorie ‘youth participation event with mobilities’.