Je kan zaken steeds melden bij je vaste contactpersoon bij JINT of via het algemene mailadres jint@jint.be. Naast deze algemene weg zijn ook deze mogelijkheden beschikbaar:
Kreeg je een mailtje met de resultaten van de evaluatiecommissie waarin staat dat je project op de reservelijst staat? Dat betekent dat je project wel voldoende punten scoorde, maar er niet genoeg budget beschikbaar is. Het kan zijn dat je project alsnog gesubsidieerd wordt, dat weet je aan het einde van het jaar, na de laatste deadline.
Per subsidiemogelijkheid (=actie) is er een budget per jaar. Wij kiezen ervoor op voorhand te bepalen hoeveel budget er per deadline toegekend wordt. Dit om te vermijden dat al het budget wordt opgebruikt in de eerste deadline en er geen budget meer over is voor projecten aangevraagd in de tweede of derde deadline.
Stel dat er in de laatste deadline van het jaar uiteindelijk minder projecten goedgekeurd werden dan het budget dat voorhanden was, dan is er budget over. Met die pot kunnen we projecten die in de voorgaande deadlines van dat jaar op de reservelijst kwamen, alsnog subsidiëren. Projecten ingediend in de laatste deadline van een jaar kunnen dus nooit op een reservelijst terechtkomen.
Je kan ervoor kiezen je project te schrappen van de reservelijst. Je kan je project dan herschrijven en opnieuw indienen in een volgende deadline, op die manier maak je opnieuw kans en hoef je niet te wachten tot na de laatste deadline.
Om je project te schrappen van de reservelijst stuur je een mailtje naar de persoon van wie je de mail kreeg met het resultaat van de evaluatiecommissie.
Let op! Momenteel zijn er voor de meeste acties maar twee deadlines per jaar. Dat betekent dat de tweede deadline meteen ook de laatste van het jaar is. Bij deze acties zal je project dus niet vroeger kunnen starten als je opnieuw indient.
Als er nog budget over is na de laatste deadline, wordt er gekeken naar de oorspronkelijke score die je project kreeg. Er wordt een ranglijst gemaakt van hoogste naar laagste score. Het budget wordt toegekend van boven naar beneden, tot de pot leeg is. Een hogere score heeft dus een voordeel.
Je kan je project schrappen van de reservelijst, het herschrijven op basis van de feedback die je meekreeg en opnieuw indienen. Op die manier kan je proberen een hogere score te halen en je kansen op subsidiëring te verhogen.
Om je project te schrappen van de reservelijst stuur je een mailtje naar de persoon van wie je de mail kreeg met het resultaat van de evaluatiecommissie.
Een project duurt meestal meerder maanden tot verschillende jaren (afhankelijk van de mogelijkheid binnen Erasmus+ Jeugd). Een project omvat zowel de voorbereiding, de activiteit zelf als de afhandeling van het hele project.
De activiteit is de mobiliteit of reis op zich. Die duurt meestal enkele dagen tot weken (opnieuw afhankelijk van de mogelijkheid).
TIP: voor het aanpassen van de data van je activiteit is geen contractwijziging nodig. We raden daarom aan om de projectduur ruim in te schatten. Stel dat de activiteit om één of andere reden moet uitgesteld worden, dan kan dat nog makkelijk binnen de data van het project en is geen contractwijziging nodig. Voor het wijzigen van de data van het project is wel een contractwijziging nodig. Hiervoor neem je contact op met je stafmedewerker.
Bijvoorbeeld: bij een groepsuitwisseling gaan de jongeren van 10 tot 24 juli naar Spanje om daar uit te wisselen met een Spaanse groep. Dit is de activiteit. Het project zelf begon op 1 januari. Vanaf dan werden de voorbereidingen getroffen voor het boeken van accommodaties, kwam de groep samen om het programma vorm te geven enz. Na de uitwisseling zijn er nog evaluatiemomenten en activiteiten voor disseminatie gepland. Het laatste evaluatiemoment gaat door op 15 december. Het hele project loopt dus van 1 januari tot 15 december.
Een ‘physical event’ bij een participatieproject is een evenement open voor een breder publiek dan louter de jongeren/organisaties die het project beheren. Deze evenementen moeten een cruciale bijdrage leveren om de doelstellingen van het participatieproject te behalen.
Er zijn twee soorten ‘physical events’:
Om dit bedrag te ontvangen moet je als bewijs een gehandtekende deelnemerslijst uploaden bij je eindverslag. Voor elke jongere en/of beleids- en beslissingsmaker die aanwezig was op je event en de lijst handtekende krijg je het vaste bedrag per deelnemer.
In het tabblad ‘physical event’ in de Beneficiary Module zal je het totale aantal aanwezigen per event moeten ingeven. Je krijgt per deelnemer een bepaald bedrag. Let op! Leden van de organiserende kerngroep mogen niet worden meegerekend als deelnemers aan het evenement.
Hier gaat het niet om een publiek event dat onder de categorie ‘physical event’ valt, maar om bijvoorbeeld een bijeenkomst van de kerngroep jongeren die het project trekt.
Je krijgt hiervoor een vast bedrag per deelnemer per dag voor de vergoeding van vervoer, maaltijden en accommodatie. Een activiteit van dit type kan meerdere dagen duren.
Als dit type activiteit deel uitmaakt van je project zal je in de Beneficiary Module bij het tabblad ‘mobility activities’ elke deelnemer van deze activiteit moeten ingeven. Je hebt hiervoor persoonlijke gegevens van de deelnemer nodig zoals naam, voornaam en e-mailadres.
Dit is een combinatie van een ‘physical event‘ en een mobiliteit. Dat wil zeggen dat je het vaste bedrag per deelnemer per event krijgt en daarbovenop krijg je per deelnemer ook een dagvergoeding. Deze gebruik je voor de reiskosten, kosten voor maaltijden en eventuele accommodatie. Het is een vast bedrag per deelnemer per dag en wordt dus berekend op basis van de duur van het evenement én het aantal deelnemers.
Dit soort type is vooral interessant bij een internationaal project waarbij jongeren uit het buitenland deelnemen aan het event en daarvoor hun vervoer, catering en overnachting vergoed willen zien.
Als dit type activiteit deel uitmaakt van je project zal je in de Beneficiary Module bij het tabblad ‘mobility activities‘ elke deelnemer van deze activiteit moeten ingeven. Je hebt hiervoor persoonlijke gegevens van de deelnemer nodig zoals naam, voornaam en e-mailadres.
Hier gaat het om een ‘physical event‘ open voor een breed publiek. Je krijgt een vast bedrag per deelnemer per event. Hoe lang het event duurt heeft geen invloed op dit bedrag.
Om dit bedrag te ontvangen moet je als bewijs een gehandtekende deelnemerslijst uploaden bij je eindverslag. Voor elke jongere en/of beleids- en beslissingsmaker die aanwezig was op je event en de lijst handtekende krijg je het vaste bedrag per deelnemer.
Maak je kosten voor vervoer, maaltijden en accommodatie voor je deelnemers? Dan maakt je beter gebruik van de categorie ‘youth participation event with mobilities’.
Jongeren die deelnemen moeten voldoen aan de volgende regels:
Naargelang de noden van de jongeren kan elke groep aangevuld worden met één of meerdere begeleiders tijdens de reis. Dit is niet verplicht, jongeren mogen ook alleen reizen. Begeleiders moeten minstens 18 jaar oud zijn.
Voor een subsidieaanvraag is de betrokkenheid van minimum 1 organisatie vereist. De volgende instanties kunnen een aanvraag indienen:
De DiscoverEU-reis vindt plaats in minimum 1 ander land dan het land van vertrek.
Vanuit België kan je via het Interrail-netwerk reizen naar volgende landen geassocieerd met het programma:
| Bosnië-Herzegovina | Ierland | Noorwegen | Tsjechië |
| Bulgarije | Italië | Oostenrijk | Turkije |
| Denemarken | Kroatië | Polen | Zweden |
| Duitsland | Letland | Portugal | |
| Estland | Litouwen | Roemenië | |
| Finland | Luxemburg | Servië | |
| Frankrijk | Montenegro | Slowakije | |
| Griekenland | Nederland | Slovenië | |
| Hongarije | Noord-Macedonië | Spanje |
Daarnaast kan je ook naar onderstaande landen die geen deel uitmaken van het Interrail-netwerk, maar wel geassocieerd zijn met het programma. Plan je om deze landen te bezoeken? Neem dan contact op met JINT.
| Cyprus | IJsland | Liechtenstein | Malta |
Let op!
Het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland maken deel uit van het Interrail-netwerk, maar zijn niet verbonden met het Erasmus+ Jeugd-programma. Dat wil zeggen dat je tijdens je DiscoverEU-project deze landen niet kan bezoeken. Je kan er wel doorreizen zonder er te verblijven.
Let op!
Je groep kan nooit vertrekken naar een regio waarvoor er op het moment van vertrek een negatief reisadvies geldt.
De subsidiesblokken voor projecten goedgekeurd vóór 2025 kan je terugvinden in de programmagids van dat jaar: